Atelier de la Donnée en Normandie
Novembre 2023
Votre établissement
La ComUE Normandie Université est un établissement pluridisciplinaire présentant les caractéristiques suivantes :
- 70 000 étudiants
- 2 300 enseignants-chercheurs
- 100 laboratoires de recherche
- 1 900 doctorants
- 8 écoles doctorales
La ComUE Normandie Université compte 6 établissements membres :
- l’université de Caen Normandie,
- l’université Le Havre Normandie,
- l’université de Rouen Normandie,
- l’INSA Rouen Normandie,
- l’ENSICAEN,
- l’ENSA Normandie.
Les 5 premiers de ces établissements sont engagés dans l’Atelier de la donnée en Normandie. Normandie Université compte également 13 établissements associés. Les services de l’Atelier de la donnée en Normandie (ADN) sont proposés à l’ensemble des établissements membres et associés de la COMUE.
Depuis quand votre service accompagne la gestion des données ? Comment s’est constitué votre service ?
Normandie Université est engagée depuis plusieurs années en faveur de la science ouverte, avec l’ouverture en 2017 du portail HAL Normandie Université et la création d’une cellule d’appui HAL normande regroupant des personnels de documentation de plusieurs établissements (les trois universités normandes ainsi que l’INSA de Rouen et l’école de management EM Normandie).
En 2020-2021, un travail de réflexion a été mené à l’échelle régionale afin d’aboutir à un schéma directeur de la documentation en Normandie pour la période 2022-2026. Dans ce document, plusieurs projets communs touchaient aux données de la recherche : lancement d’un cycle de formation, ouverture d’un entrepôt de données, journée d’étude inter-réseaux sur les données de la recherche.
La première action menée a été l’organisation de la première journée d’étude normande sur les données de la recherche, qui s’est déroulée à Caen en décembre 2021. En parallèle, était lancé le premier appel à manifestation d’intérêt Ateliers de la donnée. C’est également à ce moment que le gouvernance Science ouverte de Normandie Université a vu le jour. Ces trois événements ont été le terreau qui a donné naissance à l’Atelier de la donnée en Normandie.
Au moment de répondre à l’appel à projets (AAP) Ateliers de la donnée en février 2022, Normandie Université ne proposait encore aucun service lié aux données de la recherche. Le fait de rédiger le dossier de réponse à l’AAP a permis à l’ensemble des établissements impliqués de confirmer leur volonté d’agir de concert dans l’accompagnement à la gestion des données de recherche et de formaliser une liste des services envisagés et un calendrier prévisionnel pour leur mise en place. C’est véritablement à ce moment que le projet est né. Le début d’année 2022 a ensuite été mis à profit pour développer un premier module de formation commun, une sensibilisation aux données de la recherche, construite à partir d’une formation déjà proposée par le service commun de la documentation (SCD) du Havre. Cette période a également permis une montée en compétences du groupe des formateurs de l’ADN, composé de personnels de documentation, avec en point d’orgue l’organisation d’une journée des formateurs de l’ADN par Média Normandie, le centre régional de formation aux carrières des bibliothèques.
Le fait d’avoir été placé sur une trajectoire de labellisation dès juin 2022 dans le cadre du projet Recherche Data Gouv a été un encouragement important pour le projet et, en rejoignant le réseau naissant des ateliers de la donnée, la légitimité du projet a également été renforcée. Cette dynamique a permis d’étoffer progressivement le nombre d’ETP engagés, de 2,5 ETP en 2022 à plus de 4 au moment de la réponse à l’AAP Ateliers de la donnée en juillet 2023. De nouveaux recrutements sont prévus, en partie grâce aux financements de l’appel à projets, pour consolider les actions déjà menées et envisager la mise en place de nouveaux services.
Comment accompagnez-vous les chercheurs ?
L’accompagnement de l’ADN se structure autour de son offre de formation. Une formation généraliste d’une durée de deux heures (Sensibilisation aux données de la recherche) est proposée depuis novembre 2022, sur un rythme mensuel en visioconférence, avec en complément plusieurs séances organisées dans les BU des trois principaux sites normands (Caen, Le Havre, Rouen). Des sessions spécifiques sont organisées à la demande des unités de recherche. Elles revêtent une importance particulière car, au-delà de permettre d’aborder la question de la gestion des données de la recherche avec un angle disciplinaire plus marqué (en adaptant notre support de formation), elles sont une manière de nouer de premiers contacts avec les unités de recherche et d’enclencher ensuite des formes variées de collaboration et d’accompagnement dans la gestion de leurs données de recherche, en fonction de leurs besoins.
À compter du début de l’année 2024, deux nouveaux modules de formation, intitulés respectivement « Diffuser ses données grâce aux data papers » et « Les entrepôts de données de recherche », seront également proposés sur tout le territoire normand. Ils mettront en avant le fait que l’ADN est en capacité d’accompagner les chercheurs normands dans la rédaction de data papers et dans le choix des entrepôts de données. Au-delà des ateliers eux-mêmes, il s’agit de promouvoir une offre d’accompagnement protéiforme dans la gestion des données de la recherche.
L’ADN propose en outre une formation spécifique pour les doctorants, inscrite dans le catalogue des formations du collège des écoles doctorales normand. Cette formation d’une durée de trois heures, adaptée au public des doctorants, est structurée autour de la sensibilisation déjà évoquée, avec des éléments complémentaires issus des deux ateliers qui seront lancés prochainement.
Naturellement, l’accompagnement de l’ADN touche aussi aux plans de gestion de données (PGD) L’aide à la rédaction de PGD repose sur la constitution de trois guichets de proximité, positionnés dans chacun des trois principaux sites normands (Caen, Le Havre, Rouen). Ces guichets réunissent, autour des trois universités, les compétences utiles pour aider les chercheurs dans la rédaction de leurs PGD et, au-delà, dans l’adoption de bonnes pratiques pour la gestion de leurs données de recherche. Ils comptent dans leurs rangs des personnels de documentation, bibliothécaires et archivistes, des personnels des directions de la recherche et de la valorisation mais aussi des compétences informatiques (stockage des données, sécurité du système d’information) et juridiques (délégués à la protection des données personnelles). Des ateliers d’aide à la rédaction de PGD sont proposés localement, avec une programmation régulière et des séances à la demande si le besoin s’en fait sentir. Ils s’appuient notamment sur l’usage de l’outil DMP Opidor, dans lequel des recommandations par établissement ont été rédigées ou sont en train de l’être.
Les gouvernances Science ouverte de Normandie Université et des trois universités normandes réfléchissent enfin à l’ouverture d’espaces institutionnels dans l’entrepôt Recherche Data Gouv. Si ces derniers étaient créés, l’ADN serait en position d’assurer l’administration et d’organiser la curation et la modération des données dans ces espaces.
Comment est organisé l’accompagnement à la gestion des données dans votre établissement ?
L’ADN est positionné au sein de la gouvernance Science ouverte de la COMUE, au même titre que la cellule d’appui HAL normande. Le comité de pilotage Science ouverte normand fixe les orientations du projet et la cellule Science ouverte priorise les actions à mener. La coordination opérationnelle du projet est assurée par le SCD de l’université de Caen Normandie, avec l’appui du pôle Documentation, Édition et Science ouverte (DESO) de Normandie Université.
Les formations proposées par l’ADN sont préparées et animées par les personnels des SCD normands et du pôle DESO de Normandie Université. Les autres membres de l’ADN peuvent y contribuer ponctuellement, c’est notamment le cas de plusieurs ingénieurs de laboratoires rouennais et caennais, investis depuis le début du projet. Les personnels d’autres services (DSI, directions de la recherche, etc.) composant les guichets de proximité participent également aux réunions plénières de l’ADN, où les projets en cours sont discutés et où des groupes de travail se forment afin de les faire avancer.
Chaque établissement dispose d’une marge de manœuvre importante dans la structuration de son guichet de proximité, même si ces derniers sont tous rattachés à l’ADN et que leur offre de service est alignée. L’accompagnement des projets de recherche est ainsi organisé localement sur chacun des trois sites, même s’il s’appuie sur les compétences et l’offre de service de l’ADN.
Présentez une action particulièrement importante pour votre établissement d’accompagnement à la gestion des données.
Plutôt que les actions en cours, déjà largement décrites, le projet de réseau d’échange normand sur les données de la recherche va être décrit. Regroupant les personnels de la recherche normands intéressés par cette thématique, il s’appuiera sur une liste de diffusion partageant la veille de l’ADN, son offre de formation et ses services. Il organisera webinaires et retours d’expériences afin de favoriser le partage de bonnes pratiques dans la gestion des données de la recherche à l’échelle régionale. Ce réseau sera animé par des membres de l’ADN, à l’interface avec les différents réseaux métiers et avec l’appui d’ambassadeurs au sein des unités de recherche. En lien avec ce réseau, l’ADN cherche déjà à nouer des liens avec tout l’écosystème normand de la donnée, notamment via des échanges avec la région Normandie.