Sorbonne Université

  • | mise à jour le 17/07/2023

Juillet 2021

Votre établissement

  • 3 facultés : lettres, médecine, sciences
  • 3 100 enseignants-chercheurs
  • 3 300 chercheurs
  • 5 950 personnels
  • 3 740 doctorants
  • 52 000 étudiants
  • 350 000 alumni à travers le monde
  • 115 unités de recherche
  • 26 sites en France
  • 9 instituts multidisciplinaires
  • 24 écoles doctorales
  • 1ère université française en termes de projets H2020
  • 190 projets financés, plus de 100 M € obtenus
  • Taux de succès de 18,5% (supérieur à la moyenne française et européenne)
  • Bibliothèque de Sorbonne Université (BSU) : 188 agents
  • Département Publications et Open Access : 8 agents
  • Mission Données de la recherche et Humanités numériques : 1 agent, 2 recrutements en cours

Depuis quand votre service accompagne la gestion des données ? Comment s’est constitué votre service ?

La bibliothèque de Sorbonne Université bénéficie d’un exceptionnel soutien politique en matière de science ouverte. La présidence de l’université a fait de la science ouverte un de ses axes de travail et les données de la recherche figurent explicitement dans les objectifs du projet d’établissement 2019-2023 : « dans sa communauté, Sorbonne Université favorisera l’archivage ouvert des publications et s’attachera à développer et/ou coordonner la description, le stockage, l’ouverture et l’exploitation des données dans ses propres structures de recherche. Elle s’attachera à reconnaître le travail des chercheurs s’engageant dans cette voie. »

L’axe 2 du projet de l’établissement, « participer pleinement aux révolutions de la science ouverte, du numérique et des données », évoque notamment la formation aux questions liées aux données, de leur utilisation jusqu’à leur ouverture.

Depuis sa création en 2018, l’université a concrétisé sa politique d’engagement en faveur de la science ouverte par le biais de 3 textes déclinant sa politique :

Sur la question des données, Sorbonne Université a également été l’artisan du Data Summit qui s’est tenu dans ses locaux en janvier 2020 et a abouti à la signature de la déclaration de la Sorbonne sur le droit des données de la recherche, signée par neuf réseaux majeurs d’universités de recherche intensive, représentant plus de 160 universités dans le monde.

La directrice de la BSU est la référente science ouverte de l’établissement auprès du président de l’université. Au sein de la BSU, les questions liées à la science ouverte sont au croisement de plusieurs services. Pour le volet Publications, 8 agents travaillent au département Publications et Open Access pour administrer et gérer le portail HAL et assurer la sensibilisation des unités. Les projets de numérisation, portés par le département des Collections, sont sous-tendus par les principes de la science ouverte, notamment par la diffusion sans entraves des documents numérisés, avec une licence ouverte permettant la réutilisation, y compris commerciale.

Concernant les données de la recherche, l’accompagnement aux bonnes pratiques a été initié dès 2018 par le biais d’une formation au plan de gestion de données inscrite au catalogue des formations assurées par la BSU.

La mission sur les données de la recherche et les humanités numériques a ensuite vu le jour en septembre 2019 avec le recrutement d’une conservatrice. Cette mission est rattachée à la direction et elle a pour objet d’identifier les besoins en matière de gestion des données de la recherche et de proposer un accompagnement aux bonnes pratiques, ainsi qu’à la rédaction des plans de gestion de données. Un volet concernant les humanités numériques est en cours de développement.

La consolidation de la mission est actuellement en cours avec le recrutement en cours d’un ingénieur d’études sur des fonctions de data stewardship et d’un second à venir à l’année prochaine. Il s’agit de pouvoir proposer un accompagnement plus technique à des équipes qui en feraient la demande et de pouvoir développer une collaboration plus poussée avec les ingénieurs informatiques de différents autres services et unités de l’établissement.

L’organisation actuelle n’est pas figée et pourra évoluer encore dans les années à venir, une fois la cartographie des besoins achevée.

Comment accompagnez-vous les chercheurs ?

La BSU assure un accompagnement lié au plan de gestion des données. Des formations sont organisées par le biais du bureau de la formation professionnelle et destinées aux enseignants-chercheurs et aux doctorants. D’une durée d’1h30, elles constituent une base pour rédiger un plan de gestion de données.

Des formations à la demande sont également organisées, soit pour une structure de recherche ou une équipe projet, soit pour une personne. Dans ce cas, la séance est construite en fonction des besoins exprimés, la durée et le contenu sont adaptés à la demande.

C’est dans ce cadre qu’a par exemple été organisée une formation autour du plan de gestion des données qu’une chercheuse était en train de rédiger. Elle a souhaité bénéficier d’une session de questions/réponses autour de son document en invitant plusieurs collègues à se joindre à la séance pour un travail collectif sur le document.

Les chercheurs peuvent également solliciter la BSU pour faire relire des plans de gestion de données. Cette activité est en croissance depuis deux ans avec des sollicitations de plus en plus nombreuses. Les modalités de la relecture s’adaptent là encore aux besoins et vont des simples commentaires sur un document échangé par mail à un échange en visio sur chaque section du DMP.

Les collègues chargées d’affaires de la direction de la recherche de l’établissement constituent des relais pour cette activité. Nombre de chercheurs qui sollicitent le service consacré aux plans de gestion de données l’ont connu par les chargées d’affaires, qui leur conseillent de faire appel à la BSU. La BSU travaille au quotidien avec les directions de recherche et de valorisation des trois facultés pour l’accompagnement des projets et participe notamment aux réunions consacrées aux projets européens. Des formations spécifiques sur les données ont été proposées aux chargées d’affaires.

La BSU assure l’administration de DMP OPIDoR pour l’établissement. Des recommandations spécifiques ont été rédigées et peuvent être affichées par les chercheurs qui le souhaitent. L’assistance pour les plans de gestion de données en cours de rédaction par le biais de DMP OPIDoR est activée, mais elle n’a pas été utilisée jusqu’ici par les équipes.

Un suivi des projets plus global est également assuré. Là encore, une formation “Introduction aux données de la recherche” est proposée via le bureau de la formation professionnelle.

Ce suivi de projet est réalisé à la carte. Les demandes sont assez variées et vont de la sollicitation pour construire et héberger une base de données à des informations sur des entrepôts de données adaptés à un projet spécifique. Lorsqu’il n’est pas possible de répondre aux demandes, la BSU s’emploie à proposer des informations sur des structures qui peuvent réaliser l’accompagnement demandé.

Comment est organisé l’accompagnement à la gestion des données dans votre établissement ?

Plusieurs structures de Sorbonne Université travaillent sur les questions liées aux données de la recherche. Parmi les acteurs historiques, on peut citer l’Institut des Sciences du Calcul et des Données, qui a pour mission d’explorer et de développer le potentiel de la recherche et de la formation informatique et axée sur les données dans l’ensemble des sciences, des humanités et de la médecine.

Au sein de l’ISCD, une unité de services est née cette année. SACADO, Service d’Aide au Calcul et d’Analyse de Données, a pour objectif de mettre à disposition de la communauté recherche son expertise des évolutions technologiques et scientifiques du numérique (simulation, modélisation, analyse, apprentissage).

A la faculté des lettres, une unité de services destinée aux projets en humanités numériques, le CERES, s’est également créée. L’objectif est que l’ensemble de ces acteurs, ainsi que la BSU, travaillent en étroite collaboration et en complémentarité autour des questions liées aux données de recherche. Il est entendu pour tous les acteurs que la question des données de la recherche est trop complexe pour relever d’un seul service ou de compétences très ciblées.

De fait, il faut aussi ajouter aux structures citées le rôle essentiel de la direction de la recherche et de l’innovation, et de ses déclinaisons facultaires, les directions de la recherche et de la valorisation, qui suivent les projets depuis leur montage jusqu’à leur clôture et traitent les questions liées aux données par le biais des accords de consortium ou des budgets, pour citer deux exemples parmi d’autres. Le rôle des services juridiques de l’établissement est enfin fondamental qu’il s’agisse des questions relevant du RGPD ou de celles qui concernent la propriété intellectuelle.

Présentez une action particulièrement importante pour votre établissement d’accompagnement à la gestion des données.

Cette année a enfin vu l’aboutissement d’un projet autour des données plusieurs fois repoussé en raison de la situation sanitaire. Un groupe de travail consacré à l’ouverture des données de la recherche a été organisé à l’échelle de l’Alliance Sorbonne Université, qui regroupe Sorbonne Université, le Muséum national d’histoire naturelle, l’Université de technologie de Compiègne, et l’INSEAD, ainsi qu’avec les organes de recherche partenaires, le CNRS, l’Inserm, l’IRD et INRIA.

Ce groupe a travaillé sur trois axes. En premier lieu, un sous-groupe a produit une définition commune sur les données. Un benchmarking des services de research data management existants à l’étranger a également été effectué. Enfin, une cartographie des gisements de données au sein de l’Alliance a été réalisée par le biais d’une enquête.

Cette enquête, qui a été complétée par des entretiens avec des chercheuses et chercheurs de différentes unités de recherche, a permis de mieux cerner les besoins. Il ressort de l’analyse des résultats et des différents témoignages recueillis que la question du stockage et de l’accompagnement qui est fait sur cette question est prioritaire.

L’ensemble de ces résultats ont été restitués lors d’une demi-journée consacrée à la science ouverte et animée par la vice-présidente recherche. Les recommandations produites par le groupe de travail ont fait l’objet d’une présentation détaillée.

Pour répondre au mieux aux besoins qui se sont exprimés, une articulation des offres de la BSU et de l’unité de service SACADO est en projet de façon à pouvoir accompagner de façon personnalisée les équipes qui en feront la demande. La conception de ce service débutera à la rentrée prochaine.